Was ist Dokumenten-Management?

Elektronisches Dokumenten-Management ermöglicht Ihnen, Ihre Dokumente schnell und effizient mit dem PC zu verwalten und zu archivieren. Auf Knopfdruck können Sie von jedem PC-Arbeitsplatz aus auf Ihre archivierten Dokumente innerhalb von Sekunden zugreifen - zu deutlich geringeren Kosten, als es auf Papierbasis mit Ordnern je möglich war! Und zwar unternehmensweit: mittels des betriebsweiten Netzwerks oder über das Intra- und Internet.

 

Klassische elektronische Archivierung

Klassische elektronische Archivierung basiert auf diesen vier grundlegenden Arbeitsvorgängen:

  • Erfassen
  • Indexieren
  • Ablegen (Archivieren)
  • Suchen
  • Dokumenten-Management

Darüberhinaus gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die nun durch Digitalisierung der Dokumente zur Verfügung stehen; dazu zählen:

  • Workflow
  • Auslagern/Weiterleiten
  • Internet/Intranet
  • Wie gehts weiter?

 

DocuWare ist die Basissoftware für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung von kaufmännischen Belegen, Korrespondenz oder technischen Dokumentationen und Zeichnungen. Vollständiger Funktionsumfang, einfache Administration und Bedienung, hohe Integrationsfähigkeit und absolute Sicherheit zeichnen DocuWare aus. Das Programm verfügt über eine integrierte Client-Server Datenbank auf Basis MS SQL 2000.

  • Erfassen von Dokumenten über Scanner, über ColdRead-Schnittstelle oder TIFFMAKER aus z.B. Office-Anwendung

  • Archivierung von E-Mails, Belegen von Netzwerkscanner mittels von Active Import mit gleichzeitiger Verschlagwortung

  • Automatische Indexierung über AutoIndex aus externer Datenbank

  • Ablage / Archivierung der Dokumente auf Festplatte, CD- oder DVD-Medien

  • Bearbeiten und Anzeigen von Dokumenten unter Verwendung eines leistungsfähigen Viewers mit der Möglichkeit durch Overlaytechnik ergänzende Anmerkungen dem Beleg hinzuzufügen

  • Suchen und Finden von Dokumenten aus einem oder gleichzeitig aus mehreren Archiven. Suchen über hierarchische Pfade

 

DocuWare kann zum Archivieren von allen Dokumenten (Office, Star-Office, Works, ...), E-Mails, technischen gescannten Zeichnungen verwendet werden. Fremdformate wie z.B. CAD, Ton- und Filmdateien sowie alle anderen unbekannten zu archivierenden Medien können über ein Filesystem archiviert werden. Voraussetzung zum Aufrufen dieser Dateiarten ist die Installation der nötigen Sichtungsprogramme an dem Arbeitsplatz, dem diese zur Verfügung gestellt werden sollen.

Die Anzahl der täglich zu archivierenden Dokumente kann in die hunderttausende gehen.

 

Integration in alle ORGA-SOFT-Programme
Durch den Einsatz von DocuWare wird die unternehmensweite Informationsbereitstellung aller archivierten Dokumente, E-Mails, u.s.w. gewährleistet.

Technische Voraussetzungen für den Einsatz von DocuWare ist:

  • Windows 2000 Server, der neueren Generation

  • MS-SQL Datenbank

  • Windows NT/2000 Clients

  • 100 mbit TCP/IP Netzwerk

  • ein im Netzwerk integrierter Laserdrucker

  • ein im Netzwerk integrierter Einzugscanner (Leistung abhängig von der Anzahl der zu archivierenden Dokumente)

Detailliertere Informationen über DocuWare erhalten Sie auf der Internetseite von DocuWare.